איך להתכונן לקראת פגישה עסקית והאם לגבות כסף על פגישות?

איך להתכונן ולהיערך נכון לפגישה עסקית?

בעלי עסק רבים עסוקים ביצירת פגישות עסקיות רבות ככל שאפשר אולם לעתים הם עושים זאת מהסיבות הלא נכונות.

לעתים הפגישות מייצרות להן תחושה שהם עובדים ולא מבזבזים את הזמן בחוסר מעש

ולרוב אין להם את מערכת החוקים שתעזור להם לקבל החלטה הם יש צורך בפגישה מסוימת,

האם הפרטנר או הלקוח המדובר הוא כזה המתאים לצרכים שלנו?

האם הפגישה נחוצה לנו?

האם יש לנו את הזמן עבורה?

האם ישנם דברים דחופים יותר בעסק מאשר קביעת פגישה זו?

האם עבור פגישות מסוימות רצוי לגבות תשלום כלשהו ואם כן אז באילו תנאים נעשה זאת?

רק לאחר שבעל העסק ינהל ספר חוקים ונהלים המגדירים עבורו את מערכת החוקים שבה הוא מעוניין להתנהל – רק אז יוכל להתקדם לקראת קביעת הפגישות.

ביחד עם זאת פעמים רבות פגישות הן דבר שמבזבז את הזמן היקר של בעל העסק. דבר זה קורה כיוון שמרבית הפגישות של בעלי עסק לא מנוסים או בתחילת דרכם נעשות ללא תכנון והכנה מוקדמת, דבר המקטין בצורה דראסטית את השגת המטרות העסקיות של בעל העסק בין אם מדובר במכירת מוצר או שירות ללקוח פוטנציאלי, פגישות עם שותפים עסקיים פוטנציאליים, מכירת זיכיונות, גיוס עובדים או כל מטרה אחרת שלשמה נערכת הפגישה המדוברת.

פגישות רבות מסתיימות אצל שני הצדדים בתחושת החמצה, פספוס ואף ידיעה שההזדמנות הוחמצה וכי לרוב אין הזדמנות שניה להצלת המצב. המסרים לא עברו כראוי, הפגישה היתה מבולבלת, לפעמים האגו נכנס והשתלט ולא השכל הישר, לעתים אנחנו עלולים לקבל החלטות שגויות או לפלוט משהו שרצוי היה להשאיר בבטן, לעתים הרושם הראשוני שיצרנו מוטעה ומציג אדם אחר ממי שאנחנו באמת ועוד אינספור תרחישים שעלולים לקרות והשתבשו בדרך.

הגדלת הסיכויים לפגישה מוצלחת עשוי לנבוע כתוצאה מהכנה מוקדמת לקראת הפגישה. אולם איך עושים זאת?
איך נוכל להיערך היטב לקראת הפגישה הבאה שלנו? ואיך נוכל לעשות זאת בצורה שיטתית שתאפשר לנו ליצור הצלחה פעם אחר פעם.

הנה כמה שיטות ודברים שתוכלו לעשות כדי לשפר את אחוזי ההצלחה שלכם בפגישה הבאה:

1. הכנה מראש

כיום יותר מתמיד קל ללמוד על האדם שאתו אנחנו עומדים להיפגש עוד לפני קיום הפגישה. כדאי לעשות חיפוש על האדם עצמו, על החברה שבה הוא עובד, ללמוד כמה שיותר נתונים ופרטים מהאתר הרשמי של החברה וגם לעשות חיפוש נרחב יותר. בחיפוש זה אתם עשויים לגלות מידע שאולי כתבו אנשים אחרים עליו, ביקורות, פידבקים, מחמאות ועוד. כמו כן תוכלו לראות האם יש לו רישום פלילי כלשהו, האם הוגשו מולו תביעות ובחיפוש מעמיק יותר אתם גם עשויים לגלות האם רצוי לעשות עסקים איתו או שמא מדובר בנוכל או מישהו שאין לו יכולת לשלם בעבור השירותים והמוצרים שלכם. בדיקה מעמיקה זו עשוייה למנוע מצבים מביכים, לייצר לכם קלפי מיקוח שונים עבור המשא ומתן, להכיר את חייו האישיים יותר, את הדברים שהוא אוהב לעשות וליצור חיבור טוב יותר עמו במהלך הפגישה. כמובן שכל אלו עשויים לעזור לכם גם למכור טוב יותר ולדעת על מה ללחוץ וממה להימנע. קריאת פרופיל של אדם, או בית עסק היא מיומנות שיש לרכוש ולהתאמן בה. קריאת הנתונים ותרגומם לכלים שימושיים עבורכם היא אומנות שיש ללמוד ולהתמקצע וכאשר תשלטו ביכולת זו תהיו מאסטרים בסגירת עסקאות בפגישות שלכם.

2. יכולת ליצור חיבור אישי

אתם חייבים לזכור תמיד שעסקים עושים עם אנשים ולכן אם לא תדעו להתקרב ולהתחבר לאדם שמולכם יהיה קשה עד בלתי אפשרי לעשות עמו עסקים. כחלק מהשלב הקודם בו עשיתם בדיקה מקיפה לאדם עמו אתם נפגשים כדאי שתרכשו כלי נוסף שלו אני אוהב לקרוא "שובר הקרח". כלי זה הוא מיומנות שכדאי לרכוש שתאפשר לכם ליצור חיבור מידי עם האדם שמולכם ולהפוך את הפגישה לנינוחה ומהנה במקום שתהיה מתוחה ולא נעימה. הנה כמה דרכים לעשות זאת:

1. מחמאות
2. השתמשו בהומור – כדאי שיהיו לכם כמה בדיחות מוכנות וכדאי לפתח את חוש ההומור שלכם.
3. התעניינות באדם ושאילת אישיות קלילות שאינן קשורות לעסקה. עם קבלת התשובות המשיכו לפתח את השיחה עוד קצת בנושא זה ונסו לשתף באותו הנושא גם משהו אישי.
4. ציינו נתון או עובדה ותנו פרגון על הדרך, כך תראו לאדם שמולכם שאתם רציניים ומקצועיים וכי ערכתם בדיקה אודותיו. חשוב שלא תגידו משהו שייתן את התחושה שאתם עוקבים אחריו או עשיתם עליו חקירה מעמיקה מידי – רושם זה יגרור תוצאה הפוכה ויוביל לחשדנות ועלול ליצור מגננות אצל הפרטנר.
5. יצרו תחושה שאתם מכירים מקודם או שיש לכם חברים משותפים, כמובן לא לזייף ולא לעשות זאת בצורה מאולצת
6. היו אתם – חשוב שתבואו אמיתיים
7. חייכו, שימו את כל המטענים שאיתם אתם מגיעים לפגישה בצד ותפגינו שמחה, קלילות
8. התרכזו בפרטנר והקשיבו לו ב 100% – אל תדברו בטלפון, אל תהיו עסוקים בדברים שאינם תורמים לחיבור ביניכם כמו לצאת לעשן, ללכת לשירותים וכל מיני הסחות דעת.
9. שימרו על רצף ואל תיתנו לכל מיני דברים לקטוע את הפגישה
10. קיבעו את הפגישה במקום שיהיה לכם נוח לעשות אותה. התאימו את האווירה לסוג הפגישה.
11. הקדימו ולעולם אל תאחרו לפגישה.

3. רצינות ומקצועיות

הפגינו את הידע שלכם, הגיעו מוכנים לפגישה ותוודאו כי אתם ערוכים לשלוף את הידע הרלוונטי לפגישה הספציפית עם הפרטנר.

4. הציעו הצעות קונקרטיות והגיעו עם תוכנית ורעיון מגובש

אל תחכו לפגישה כדי להתחיל לחשוב על רעיונות לשיתוף פעולה אלא הגיעו מוכנים עם רעיונות, סקיצות, הצעות שונות שחשבתם עליהן. רעיונות אלו לא חייבים להיות מגובשים עד הסוף אולם יתוו קו שאפשר יהיה ללכת בעקבותיו ויקלו על הפגישה להפוך לעסקה בשלה ויזרזו את התהליך.

5. סיכום פגישה

בסיום הפגישה רצוי לסכם אותה ולחזור על הנקודות העיקריות ועל הסיכומים השונים שקבעתם להמשך הדרך. כך תוכלו לוודא שכל המסרים עברו, שאתם מסונכרנים על המשך הדרך ועל המשימות שיש לכל צד לעשות כדי שתוכלו להתקדם. רצוי גם שתשלחו זאת בצורה כתובה לאחר הפגישה – מומלץ לקחת את העניין באחריותכם ולסכם את הפגישה בצורה כתובה – כך תהיה לכם שליטה להעביר את המסרים הרצויים לכם.

במהלך השנים סייעתי לאלפי לקוחות להתכונן לקראת פגישות עסקיות בצורה מקצועית, להגיע עם תכנית מסודרת ויעדים ברורים, עם מה אנחנו רוצים לצאת מהפגישה. כמו כן, סייעתי ללקוחות רבים להעלות את הסטנדרטים שלהם, לחזק את הבטחון העצמי שלהם ועזרתי להם לעשות תעדוף למשימות שלהם כדי שיוכלו להגדיל את ההכנסות שלהם בצורה דרמטית ביחס למה שהורגלו להכניס לפני שפגשו אותי.

לא מזמן לדוגמה, התחילה אצלנו לקוחה תהליך ליווי. היא עוסקת בתחום הטיפול ובזמן שלא הצליחה להכניס מספיק כסף בחודש מצד אחד

המשיכה להתנהל בצורה שאינה מקדמת אותה, בכך שקיימה הרבה מאוד פגישות במהלך החודש שלא היו מנוהלות נכון, ולא ייצרו לה הכנסה.

לדוגמה: היא עבדה עם בעל עסק אחר על הכנת הרצאה לכנס שהוא רצה להפיק והשקיעה המון זמן ופגישות מרובות על הכנת התכנים לקראת הכנס,

יצרה הרצאות לסופ"ש שבו היה אמור להתקיים הכנס העתידי וכאשר התחלתי לתחקר אותה לגבי הפעילות הזו

הבנתי שהיא עושה הכל ללא תשלום מראש, וישנו סיכוי גדול גם שהכנס לא יתקיים כלל כיוון שעדין לא נרשמו אליו אנשים כלל

וכי הכל עדיין היה בגדר רעיון שנבע מרצונו של בעל העסק השני להקים את האירוע.

שאלתי אותה כמה כסף היא חושבת שתרוויח מהכנס הזה – והיא אמרה שהם סיכמו שישלם לה 3,000 ש"ח בעבור העברת ההרצאות בכנס.

שאלתי אותה מי עושה את השיווק לכנס והיא אמרה לי שהוא עושה את השיווק וכי הוא חושב שיגיעו הרבה אנשים

משאלה לשאלה הבנתי ביחד איתה כי מדובר בהמון שעות עבודה שלא מתומחרות וכי שעות עבודה אלו והפגישות הרבות שהיא מקיימת איתו כדי לבנות את תכני הכנס, באות על חשבון לקוחות משלמים שהיא יכולה לקיים יום יום ועליהן להרוויח כסף, וכל זאת בתמורה לסיכון גבוה שכלל הדברים יצאו לפועל.

הנחיתי אותה לקיים שיחה עם בעל העסק ולדרוש ממנו תשלום על שעות העבודה הרבות שהיא משקיעה עבור הכנת הכנס כדי לייצר מחוייבות גם מהצד שלו

וכאשר היא עשתה זאת היא גילתה שאין לו באמת תכנית אמיתית לשווק את הכנס וכי מעולם לא עשה זאת בעבר, כך שישנו סיכוי גבוה מאוד שבסופו של החודש, היא לא תכניס את הכסף שעליו פינטזה…

לאחר פגישה שקיימה איתו היא החליטה לוותר על המשך הפעילות הזו והתחלנו להתמקד בעסק שלה וביצירת הכנסות מהפגישות שלה עם לקוחות ותהליכי טיפול שהעבירה. תוך פחות משבועיים העסק שלה גדל פי שלוש מהחודשים הקודמים להיכרותה איתי, כיוון שהיינו ממוקדים במשהו אמיתי, שקורה כאן ועכשיו, ולא באיזה רעיון שאין לה שליטה האם באמת הוא יצא לפועל או לא.

פעמים רבות אני נפגש עם לקוחות שמשתפים אותי שהם מבזבזים את הימים היקרים שלהם בפגישות חסרות תכלית, שלא מובילות אותם לשום מקום שבו הם מקבלים בסופו של דבר תגמול על השעות הרבות שהשקיעו בעבודה כזו או אחרת.

לרוב זה קורה, בזמן שאותם בעלי עסק כמעט לא מכניסים כסף בסוף החודש והם חיים מהיד לפה, ובקושי מסיימים את החודש.

אתם חייבים להתחיל להעריך את הזמן שלכם ולגבות עליו תשלום. בעיקר אם אתם נותנים ערך בפגישות שאתם מקיימים כגון ייעוץ.

מה שבטוח זה שאם אתם לא מעריכים את הזמן שלכם ואין לכם מחיר לזמן שלכם, אף אחד אחר לא יעריך אתכם בצורה שונה מכם וכנראה שזה יגרום לכם לקיים פגישות רבות שלא יובילו אתכם להרוויח כסף, ובעיקר יזבזבו לכם זמן יקר.

כדי שזה לא יקרה לכם אני מזמין אתכם לפגישת ייעוץ עסקית איתי או עם אחד מיועצי חברת "מינוף עסקי" , שריינו פגישת ייעוץ שתשנה את חייכם כאן

או צרו קשר טלפוני כאן

בהצלחה, עמית