בחלק זה אתייחס לשינויים שתצטרכו לעשות עם גדילת הארגון שלכם, שכן יחלו לפעול עליו חוקים שונים, סיכונים שונים ומצבים שיהיה עליכם להיערך אליהם כדי לא להיתפס לא מוכנים. עם צמיחת העסקים שלי התחלתי להיתקל במצבים שונים ומשונים שהפתיעו אותי פעם אחר פעם והותירו אותי עם פה פעור, דברים שלא יכולתי להעלות על דעתי שיקרו כיוון שכעסק קטן הם לא יכלו לקרות, וכעת מצאתי את עצמי חשוף יותר ויותר ככל שגדלתי.
פתאום התחלתי להעסיק אנשים וכדי לעשות זאת בצורה חוקית היה עלי להתייעץ עם אנשי מקצוע שונים כדי להבין מהן הזכויות שלי והן הזכויות שלהם, מה אני מחויב לספק להם מבחינה חוקית, מהם הסיכונים שלי כמעסיק ועוד הרבה דברים שיהיה לכם מאוד חשוב לדעת כמעסיקים. עד אז, עבדתי עם ספקים חיצוניים ולא נתקלתי כלל במורכבות כלשהי בכל הנוגע לנושאי התשלומים שהעברתי אליהם. בתהליך הצמיחה של העסק הבנתי שאני משלם מחירים כבדים ומיותרים לספקים שלי וכי החברה לא ממקסמת את הרווחים שלה ואף במקרים מסוימים נמצאת בהפסד.
כארגון, הבנתי שעלי להתייחס לנושאים שעד כה, לא העליתי על דעתי להתייחס אליהם, לפתע הפכו להיות נושאים שהייתי מחוייב להתייחס אליהם ולתת להם מענה כדי לבלום אותם עוד לפני שחס וחלילה יתקיימו במציאות. נושאים כמו הטרדה מינית לדוגמה, דבר שלא יכל להתקיים בשום צורה כאשר ניהלתי עסק של ONE MAN SHOW, כעת היו נושאים שהיה עלי לכתוב להם נהלים ומדיניות ברורה.
כאשר תתחילו לנהל ארגון יהיה עליכם לחשוב בגדול ולפעול בצורה אחראית ומתוכננת כמה שיותר על מנת שתוכלו למזער סיכונים, להימנע ממלכודות שניתן לצפות אותן, ולמנוע כמה שיותר תקלות מיותרות.
ניהול ארגון לא יאפשר לכם להיות 'ראש קטן' יותר. הוא ישאיר אתכם ערניים אולם אם תדעו לבנות את הצוות הנכון שתפקידו לשמור עליכם ועל הארגון תוכלו לישון טוב בלילה ולדעת שארגון שלכם מוגן וביחד אתו גם הספקים והלקוחות שלכם.
תסכימו איתי שאם אתם רוצים לבנות מגדל בן 100 קומות לא תבנו לו תשתיות שמתאימות לבית שעשוי מקש או במבוק? כדי לבנות מגדל קומות יש לחפור מספיק לעומק, להשתמש בחומרים מסוימים ולבנות את יסודות המגדל כך שיחזיק מעמד במשך מאות שנים.
בוודאי נתקלתם פעם בתמונות של אסונות צונאמי או הוריקן שהרסו כפרים שלמים במדינות מתפתחות. מהצד זה נראה שהאסון היה צפוי ובלתי נמנע.
לא פעם אנחנו מסתכלים על דברים מהצד שהתוצאות העתידיות ברורות לנו, ועוד בתחילת הדרך, אנחנו יכולים לצפות את הכשלון. לצערי, גם בעולם העסקים הדברים דומים. בעלי עסקים רבים רוצים שהעסק שלהם יכניס הרבה כסף, אבל פעמים רבות אין קורלציה בין סוג התשתיות שהם בונים לעסק שלהם לבין הציפיות שלהם. הם חוסכים בעלויות ההקמה, חוסכים על עובדים איכותיים ומתפשרים על עובדים ברמה בינונית, ולא מבינים אחר כך מדוע העסק שלהם מפסיד כסף ולא צומח.
בנוסף, הם לא משקיעים כלל או מספיק בבניית התוכנית לצמיחת הארגון ופועלים מיום ליום, על סמך השערות שאינן מגובות במספרים ונתונים, אל על בסיס תחושות בטן. לא פלא שמעטים בעלי העסקים שבאמת מצליחים לבנות עסקים מצליחים.
תכנון ובניית תשתיות לארגון גדול הוא דבר שיש לעשות בליווי צמוד שכן ישנו צורך במספר רב של אנשי מקצוע שיתכננו ואף יבצעו עבור הבעלים, וכעת כשהחלטתם לבנות ארגון עליכם לבנות את הצוות החזק ביותר שיוכל לסייע לכם ולבנות עבורכם את הארגון שלכם, כך שיוריד מכם את כל סימני השאלה ויהפוך אותם לסימני קריאה.
כדי לבנות מותג חזק עלינו לפעול בצורה מדויקת ובסטנדרטים גבוהים. זה מה שמפריד בין עסק קטן לבין עסק בקנה מידה גדול. לשם כך אני ממליץ לכם לקחת ברצינות את נושא כתיבת ספרי הנהלים ולכתוב את הנהלים הללו לכל צורך שיימצא לארגון שלכם. אתן לכם מספר דוגמאות איך ספרי נהלים ישרתו אתכם ויאפשרו לכם להצמיח את הארגון שלכם.
בארגון שלי לדוגמה יש ספר נהלים לכל תפקיד ותפקיד בארגון. לצוות המכירות שלי יש ספר נהלים הכולל תסריטי שיחה, טיפול בהתנגדויות, היכרות מעמיקה עם ערכי המותג, השגי החברה, מידע אודות השירותים והמוצרים הנמכרים בה, מידע מדויק למי אנחנו מוכרים ולמי אנחנו לא מוכרים, מה אנחנו מוכרים ואיך… והכל בצורה מפורטת עד לפרט האחרון.
אולי אתם שואלים את עצמכם מדוע כל כך חשוב לכתוב את ספרי הנהלים האלו ואיך הם יתרמו בבניית הארגון שלכם, אז אני רוצה להסביר זאת בדוגמה. תארו לעצמכם שאתם כעת מתפקדים כבעלים של אחד מהבנקים הגדולים במדינה. איך הייתם מרגישים אילו לבנק שלכם לא היו נהלים מסודרים או חוקים כלשהם שעל פיהם פועל הבנק? אין שעות קבלה ידועות מראש, תעריפים אחידים או מחירון מסודר, אין היררכיה ברורה של עובדי הארגון או תחום אחריות מוגדר לעובדי הבנק שלכם, וגם אין נהלים מסודרים לפתיחת תיק לקוח, או הנחיות ברורות למתן הלוואה וכל העובדים שלכם פועלים על פי שיקול דעתם ועושים כל מה שהם חושבים לנכון כאשר לקוח מגיע אליהם לקבלת שירות, האם כך הייתם רוצים לנהל את הארגון שלכם? אני מקווה מאוד שאתם שואפים לבנות ארגון ברמה גבוהה וכעת ברור לכם שללא חוקים מסודרים ונהלים מדוקדקים לא יהיה ניתן לפתח את הארגון בצורה כזו שאם תרצו מחר להקים סניף חדש הוא ייראה ויתפקד בדיוק באותה הצורה כמו שאר הסניפים של הארגון שלכם.
הן בחברות שבבעלותי, והן ואצל לקוחות עסקיים שאנחנו מלווים ומנהלים, אנחנו עוזרים בכתיבת ספרי הנהלים של הארגון שלהם, יצירת ספר המותג של הארגון כך שכל הנראות של הארגון תהיה אחידה כך שכל הטפסים בארגון יראו בצורה אחידה וידברו באותה שפה, עם אותם פונטים ובאותו סגנון, כך שהלקוחות שלכם ירגישו שהם מקבלים שירות מארגון אחד ולא ממספר נותני שירותים או ספקים שונים.
בנוסף, חשוב שתרחיבו על המתודולוגיה והשיטה שלכם בתוך ספר המותג שלכם. אתן לכם דוגמה כיצד אני מיישם זאת בעסקים שלי:
במהלך חיי העסקיים, דאגתי לפתח שיטות עבודה ומתודות רבות שמסייעות כיום למיליארדי אנשים בכל העולם. אחת השיטות המוכרות שפיתחתי היא שיטה ללימוד ציור בשם המסחרי שלה "לצייר בקלות" (Drawing Easily) אשר הומצאה ופותחה על ידי במשך יותר מעשר שנים וכיום זמינה ונגישה לאנשים ביותר מ 30 שפות ובמעל ל-100,000 נקודת מכירה בעולם (כולל סין והודו).
פרט אליה יצרתי שיטות רבות נוספות ביניהן שיטת 'חופש כלכלי תוך 5 שנים' אשר מסייעת לאנשים (בעיקר לבעלי עסקים) לבנות לעצמם חופש כלכלי אמיתי ואת היכולת להגשים את חלומותיהם.
על פי שיטה זו, חשוב שיהיה לנו מקור הכנסה מרכזי שממנו נוכל להכניס כסף באופן קבוע ובשליטה שלנו, כאשר השלב הראשון הוא ליצור עסק אשר מכניס בחודשים הראשונים להקמתו לפחות 20,000 ₪ בחודש באופן יציב.
השלב השני של השיטה הוא להביא את העסק אל עבר הכנסה של מיליון ₪ בשנה (כ 80,000 ₪ בחודש).
הסיבה שאני מכוון לבניית עסקים גדולים שמכניסים לפחות מיליון שקל בשנה, היא שבכדי להגיע לחופש כלכלי, זה לא מספיק להסתפק בהכנסה מינימלית של כמה עשרות אלפי שקלים, ויש צורך בבניית עסקים עם רווחיות גדולה. גם צמיחה זו היא דבר שניתן לבצע בטווח של השנה הראשונה של העסק, במידה ועושים זאת בליווי וניהול צמוד של העסק עם אנשי המקצוע הנכונים.
השלב השלישי של שיטת עבודה זו הוא להגיע להכנסה של מיליון ₪ (1,000,000 ₪) או יותר, בחודש.
שלב זה אינו מתאים לכולם, ויש בעלי עסקים שמסתפקים בעסק שמכניס כמה מיליוני שקלים בשנה ואינם שואפים ליותר. שלב זה מתאים לאנשים בעלי חזון גדול, שחולמים לשנות את העולם, אנשים בעלי בטחון עצמי גבוה שיש להם שאיפות גדולות להצליח בענק. חשוב לציין כי גם הקפיצה לעבר הכנסה יציבה של למעלה ממיליון שקל בחודש, צריכה להיעשות בליווי צמוד של אנשי מקצוע שעשו זאת בעצמם ויודעים לקחת ולהוביל את בעל העסק להכנסות שאליהן הוא שואף להגיע.
עסק של 12 מיליון שקל בשנה או יותר הוא כבר עסק מורכב יותר מעסק של אדם אחד, ולכן, כדי לבנות ארגון כזה עליכם להבין כי עליכם לבנות צוות חזק בעל מיומנויות רבות, וכבעלים של ארגון כזה עליכם להיות חזקים מנטלית, בטוחים ביכולות האישיות והעסקיות שלכם ובאופן מתמיד יהיה עליכם להמשיך ולהתפתח כדי להמשיך ולבנות את הארגון שלכם ליעדים שאותם הצבתם לעצמכם.
כדי לבנות ארגון גדול תצטרכו לקבל החלטות קשות שיעמידו אתכם במבחן פעם אחר פעם. לדוגמה, תצטרכו להחליט מה אתם רוצים לעשות בארגון שלכם. האם אתם רוצים להמשיך להיות אקטיביים או לקחת צעד אחורה ולתפקד כבעלים בלבד.
לאנשים ריכוזיים יהיה קשה מאוד לשחרר ולאפשר לעסק להפוך לארגון, ומעבר זה הוא אכן דבר קשה מאוד ליישום, עבור בעל עסק שהיה רגיל לעבוד מהבוקר עד הערב בתוך העסק.
זו הסיבה שאצל מרבית האנשים גרף ההצלחה העסקית שלהם יהיה גרף עם תנודות מינוריות של עלייה או ירידה בהכנסות, אולם אצלי לעומת זאת, גרף הצמיחה העסקית של העסק שלי היה משלב הקמתו תזזיתי ביותר, עם תנודות חדות וקפיצות קוונטיות של התפתחות כיוון שהיעדים השנתיים שלי תמיד היו לגדול פי עשר מהשנה שעברה, ולכן, גם אם הצלחתי לעמוד ביעד וגם אם לא, המערכת כולה היה על טורים גבוהים בפול גז, ושאפתנות זו גברה תמיד על פחדים וחששות שמא אולי לא אצליח.
בחיי האישיים קיבלתי מספר רב של פעמים החלטות לעשות קפיצות משמעותיות, עד שבשלב מסוים, שאיפה זו הפכה להרגל ונוהל מסודר בחיי האישיים והעסקיים, אותו אני מקיים לפחות פעם בשנה. נוהל צמיחה זה דורש ממני להיות חד יותר ויותר משנה לשנה, שכן האתגרים רק הולכים וגדלים, וכן, מחייב אותי לחשוב בגדול, לחלום בענק ולחיות בראייה תמימה של ילד שמתרגש מדברים כאילו זו הפעם הראשונה שהוא חווה אותם, ועם אמונה שלמה שהכל אפשרי בחיים.
על מנת לבנות עסקים בקנה מידה גדול יש צורך לחלום בגדול, להגיע עם הרבה רצון לשנות, ליצור, לבנות ולשפר, וכן, חשוב שבעל העסק יאמין שמה שהוא בונה, ישנה את העולם, ישפיע על חייהם של אנשים רבים ויחולל שינוי שיש בו צורך עז. בעלי עסקים רבים פותחים עסק עם המחשבות האלו אולם מוציאים אותם לפועל בקטן. לא פעם ראיתי בעלי עסקים שסיפרו לי שהם רוצים לעמוד על במות כמו טוני רובינס ולהשפיע על מיליוני אנשים, אולם בשורה התחתונה לא פעלו להשגת המטרה הזו בקנה המידה הנדרש, כיוון שהפחדים גברו על החלומות שלהם ולכן, לצערי הם נשארו עם עסק קטן שמנוהל במודל שלONE MAN SHOW שלא יאפשר להם לצאת לחופש כלכלי ותמיד יצריך מהם לעבוד.
על מנת שתוכלו לנהל ארגון תצטרכו ראשית לתכנן אותו ולהבין מה המבנה שלו ומה מרכיב אותו, כלומר מהו עץ הארגון, מי יושב בראשו, מי נמצא בעמדת ניהול ומי נמצא בעמדת מתן שירות ללקוחות החברה, מהן המחלקות ומהן החטיבות של הארגון, כמה לקוחות יכולה כל מחלקה לקבל כך שתיתן להם את השירות הטוב ביותר, כיצד תתנהל מחלקת השיווק ומחלקת המכירות של הארגון, מי יעבוד בשדרה הניהולית של הארגון ומה כוח האדם שנדרש לגייס ועוד שאלות רבות שעליהן חובה שיהיה לכם תשובות.
תוכלו להתחיל מארגון קטן ולגדול תוך כדי תנועה אבל חשוב שתהיו כל הזמן בפיקוח על התמונה הרחבה של מבנה הארגון ותערכו את השינויים השונים כך שתמיד תקדימו את השאיפות שלכם ולא להפך.
בנוסף תצטרכו לבנות תכנית עסקית לפחות לשנה הקרובה ולפרט בה בצורה מדויקת ככל הניתן את התקציבים שאתם צריכים, את כוח האדם, את התפקידים השונים של כל מנהל ואף את התפקידים של כל מי שמתפקד תחתיו. אל תטעו לחשוב שדברים יסתדרו תוך כדי תנועה ותהיו אופטימיים שתבינו אותם בהמשך הדרך, כיוון שזה מתכון מובטח לכשלון שלכם, ומהר מאוד תגלו שהדברים גדולים עליכם וכי איבדתם שליטה.
תמיד תדאגו לבנות תכנית פאסימית ובה תתארו את התרחיש הגרוע ביותר, כך שבמידה והדברים יצליחו, תמיד תופתעו לטובה, ותצברו שומנים של רווחים שאני בטוח שתמצאו מה לעשות איתם.
בנוסף, נסו לבנות את הדברים בצורה כמה שיותר פשוטה. אל תיכנסו לספקולציות ותמיד תנסו לדאוג להתקדם אל הפרויקט הבא, מתוך הרווחים של הפרויקט הקודם ולא עם הלוואות נוספות. אל תהמרו, תתנהלו מתוך הבנה של המספרים. הם לא כל כך מסובכים כמו שהם נראים, ואם אתם עדיין לא מבינים אותם אז או שיש בעיה בתכנון, או שאתם עובדים עם אנשי המקצוע הלא נכונים.
אני זוכר מורה אחת מהתיכון שלימדה אותנו מתמטיקה. אחרי כל שיעור יצאתי מתוסכל מכך שלא הבנתי כלום ממה שהיא לימדה בכיתה, דבר שערער אצלי את הבטחון העצמי לגבי המקצוע הזה, עד שפגשתי מורה אחרת, שהסבירה לי את אותם הדברים בצורה פשוטה וברורה, ופתאום גיליתי שלא רק שאני מבין קצת במתמטיקה, אני יכול אפילו לעלות הקבצה, אבל חשוב מכך, לראשונה בחיי התחלתי לאהוב מתמטיקה.
אחד הדברים החשובים ביותר שתצטרכו ליצור בארגון שלכם זה היכולת לקבל נתונים בצורה שבה מגישים לכם אותם בצורה מסודרת במקום שתצטרכו להתאמץ לאסוף אותם ולפעול בצורה אקטיבית כדי לקבל אותם. הכוונה שלי היא שאם יש לכם פרויקט לדוגמה, עליו מפקח מנהל, הוא זה שיצטרך להגיש לכם את הדיווח לגבי התקדמות הפרויקט.
בעלי עסקים רבים חושבים שלפנות אל המנהל ולשאול אותו שאלות ועדכונים, וזה יוצר מצב שבו הבעלים רודף אחרי מידע שחשוב לו, במקום שהמנהל יבצע את העבודה שלו וידאג לעדכן את הבעלים ואת הממונים עליו כך שהם יוכלו לראות את התמונה המלאה ולבצע את עבודתם בהתאם. לעולם אל תרדפו אחרי עדכונים. במידה ומי שאחראי לתת לכם דיווחים לא מבצע זאת בהתאם ללוחות הזמנים שהגדרתם לו, תבהירו לו פעם נוספת כי כך לא תוכלו להמשיך לעבוד אתו ובמידה וזה לא קורה בשנית, שחררו את העובד, הוא לא מתאים לסטנדרט העבודה אתכם. אל תתפשרו על כך!
נקודה נוספת שבה נופלים הרבה מאוד מנהלי עסקים היא סירוס הצוות שלהם. זה קריטי שתתנו לכל אחד מהצוות שלכם סמכויות ברורות ותפקידים מוגדרים ומפורטים עד הפרט הקטן ביותר, וביחד עם זאת, חשוב שלא תיקחו מהם את הסמכויות שנתתם להם ותבצעו פתאום את הדברים בעצמכם, גם אם אתם רואים שהתפקיד לא מנוהל בצורה הטובה ביותר בתחילת הדרך.
נושא הסבלנות אצל בעל העסק הוא דבר שעליו ייפול או יקום הארגון. ככל שתהיו פחות מעורבים בתהליך הצמיחה של העסק – כך יותר טוב לכולם.
ברגע שמצאתם מנכ"ל לעסק, צאו מהארגון ותנו לו לנהל את הדברים עבורכם. יכול להיות שהוא יעשה טעויות וסביר שכך, אולם זו הדרך היחידה שלכם לצמוח לרמה הבאה של ניהול ארגון גדול ורציני.
אתם חייבים לאפשר לצוות שבחרתם לבצע את עבודתם, ולשם כך הגדירו להם את היעדים ולוחות הזמנים שאתם רוצים לקבל מהם דיווח על התקדמות הפרויקט, והציעו להם זמינות לקבלת תשובות ותמיכה במידת הצורך, אולם תנו להם חופש פעולה מלא לבצע את המשימות בדרך שלהם, כמובן תוך עמידה ביעדים ומבלי לפגוע בערכי הארגון.
הכוונה שלי היא שתתנו להם להרגיש שיש להם כוח ושסומכים עליהם. אל תבדקו אותם כל כמה דקות אם ביצעו משימה שנתתם להם והשתדלו שלא להתערב במהלך העבודה שלהם, אלא רק בנקודת הזמן בו קבעתם פגישת עדכון על התקדמות הפרויקט.
בנוסף, אל תתנו להם ביקורת מול עובדים אחרים, זה יגרום להם להתכווץ ולהרגיש שמשפילים אותם, דבר שיגרום להם לעזוב את התפקיד והארגון.
חלק זה הינו חלק קשה ביותר ליישום. כולנו רוצים שהדברים ייעשו על הצד הטוב ביותר וכאשר מדובר בעסק שלנו כל טעות עולה לנו כסף, ולכן יהיה לכם קשה מאוד לשחרר, אולם אם אתם רוצים להצליח – אתם חייבים ללמוד לעשות זאת כדי שאחרים יוכלו להחליף אתכם ולאפשר לכם את החופש שאליו אתם שואפים. אם לא תצליחו לעשות זאת תישארו תמיד עסק של אדם אחד או עסק המנהל צוות קטן שלא יגדל למימדים גדולים לעולם.
הצלחתו של הארגון תלויה מאוד באיכות כוח האדם שתגייסו. לצערי כוח אדם איכותי הוא מצרך נדיר, ורוב האנשים שתראיינו לא יתאימו לצרכים שלכם, וממש כמו בכל תחום אחר בעסק, גם כאן נסתמך על חוק המספרים הגדולים, משמע, תצטרכו לנשק הרבה צפרדעים עד שתמצאו את הנסיכים שלכם. כחלק מהצמיחה הארגונית שלכם, תתווסף למחלקות הארגון שלכם גם מחלקת משאבי אנוש וגיוס עובדים וספקים חדשים כיוון שכוח אדם הוא צורך שוטף של הארגון.
ההמלצה שלי היא לגייס בפינצטה, כלומר לעשות מספר רב של ראיונות עבודה כדי למצוא את העובדים הטובים ביותר ולא להתפתות לגייס עובדים בינוניים רק כדי לאייש משרות ותפקידים. עלותו של עובד מעבר לתעריף השכר שלו היא עצומה ולכן יש לכם אינטרס מובהק למצוא את כוח האדם הטוב ביותר ולא להתפשר עליו מצד אחד, ובו זמנית, לשחרר ברמה המהירה ביותר עובדים שאינם רתומים ומחויבים לארגון ולהצלחתו. עסוקים בביצועי שיא עבור הארגון.
בכדי שהארגון שלכם יצמח בצורה בריאה יהיה עליכם לייצר תחושה בקרב העובדים והספקים שלכם, שהחברה שלכם הוא גם שלהם, ושיש להם בעלות מסוימת עליו.
על מנת לייצר את תחושת החיבור הגבוהה הזו, כמעט כל ארגון מקצה כיום משאבים רבים להגברת המוטיבציה של העובדים בו לתת את ה 110% שלהם כדי שהארגון יצמח ויצליח.
הסיבה לכך שעובד ישקיע את כל כולו בארגון שלכם, היא עקב תחושה של שייכות לארגון ולכן, על מנת להגביר את תחושת השייכות הזו אצל העובדים עליכם לגרום להם ראשית לתחושת גאווה.
שתפו את העובדים בהצלחות של הארגון, תוך מתן קרדיט לעובדים שתרמו להצלחות אלו.
כאשר יש אתגרים ובעיות, חשוב שתקיימו פגישות של הצוות בהן תשתפו את העובדים ותגייסו אותם לחשוב ביחד אתכם כיצד לדעתם ניתן לשפר את התוצאות, כך שהם יהיו חלק ממציאת הפתרון.
בנוסף זכרו שככל שהעובדים שלכם ירגישו שהם יותר משמעותיים למקום העבודה, כך מקום העבודה יהיה יותר משמעותי עבורם.
בנוסף, תדאגו להיות קשובים לעובדים שלכם. ככל שאנחנו מרגישים שמקשיבים לנו יותר, כך אנו מרגישים יותר משמעותיים ויותר בעלי ערך. בצורה זו תגרמו לעובדים להרגיש שהם תורמים יותר לארגון, משפיעים ומסייעים בהצלחתו ואף יוצרים בו שינוי.
דבר נוסף שחשוב ביותר הוא לספק לעובדים שלכם מרחב פעולה גדול לפעול בצורה עצמאית על פי שיקול דעתם, במטרה לעמוד ביעדים שהגדרתם עבורם. ככל שהעובדים ירגישו שהם מקבלים יותר חופש פעולה ועצמאות לבצע את המשימות על פי שיקול דעתם, כך הם יחושו יותר סיפוק עצמי ותחושה שיש להם משמעות רבה במקום העבודה.
גם שקיפות מצדכם תגביר את תחושת השייכות של העובדים שלכם לארגון. ברגע שהעובדים יחושו שלא מסתירים מהם דבר ואף משתפים אותם בפרטים שונים הקשורים לארגון, הם ירתמו יותר להצלחתו. תמיד השתדלו להיות כמה שיותר הוגנים עם העובדים שלכם. אנשים לא אוהבים שנוהגים בהם בחוסר הוגנות. זה גורם להם לכעוס ולשנוא את הארגון ויוצר תחושה של ניכור.
בנוסף, צרו כמה שיותר חוויות משותפות של חברי הארגון ליצירת חיבור אישי בין העובדים. תנו מילה טובה ופירגון כאשר עובד כלשהו עשה מאמץ כלשהו שאינו מובן מאליו, או הצליחו לקבוע הישג מיוחד.
זכרו שמילה טובה לא עולה לכם כסף, אך שווה זהב. השתמשו בה כמה שיותר, כמובן רק כאשר היא באמת מגיעה לעובד.
מוטת השליטה שלכם בארגון חייבת להיות רחבה ויעילה כך שתספק לכם עדכונים שוטפים מהשטח ברמה היומית, השבועית, החודשית והשנתית. ככל שתקפידו לבנות מערכת דיווחים אוטומטית שתוכל לספק לכם מידע מהימן בזמן אמת תוכלו לחסוך כסף רב ולהימנע מטעויות רבות שניתן לצמצם ולמנוע. כבעלים של העסק חשוב שתדאגו שהצוות שלכם יעביר לכם את המידע מהשטח מצד אחד וביחד עם זאת, שידעו לנתח אותו בצורה מדויקת כמה שיותר מהר, תוך הסקת מסקנות ושיפור ביצועים מתמיד. אם העלאתם קמפיין דלא מביא תוצאות טובות, אתם חייבים לזהות זאת כמה שיותר מהר, כדי לעצור את הקמפיין או לשנות אותו כדי לשפר את תוצאותיו.
בניית מוטת שליטה רחבה תלויה רבות במבנה הארגוני שלכם ובמספר הרמות בתרשים הארגוני, וכן במספר העובדים, שמדווחים ישירות לאותו מנהל, ובנהלים מתי וכיצד הם מדווחים לו את הנתונים וכיצד המידע הנ"ל מועבר הלאה למטה הארגון ובסופו של דבר מגיע אליכם, הבעלים.
כיום ישנן כלים רבים שיכולים לאפשר לכם את יכולות השליטה והבקרה שלכם על הנעשה בארגון שלכם. הכלים הטכנולוגיים יכולים לאפשר לכם לצפות בארגון מכל מקום ובכל נקודת זמן כך שאינכם מחויבים להיות כלל במקום העבודה, כדי להיות מעודכנים.
את המידע תוכלו לקבל באמצעות אפליקציות ייעודיות, מערכות של הקלטת שיחות, מערכות CRM ומערכות מידע נוספות שיאפשרו לכם לייצר תהליכי אוטומציה מתוחכמים שיציגו את המידע שחשוב לכם לקבל, במגוון דרכים, תרשימים, גרפים וטבלאות שיאפשרו לכם לנתח את המידע ולקבל החלטות חשובות עבור הארגון שלכם.
ניתוח מידע איכותי יספק לכם יתרון תחרותי גדול על פני המתחרים שלכם, ולכן ההמלצה שלי אליכם היא להשקיע כמה שיותר בבניית מוטת שליטה רחבה, גיוס כוח אדם איכותי ונהלים מדויקים לכל תפקיד בארגון שלכם.
אחד הדברים הקשים ביותר שכנראה תחוו במהלך בניית הארגון שלכם הוא לשחרר… בעיקר אם הייתם רגילים לנהל עסק של ONE MAN SHOW במשך זמן רב.
כבעלי העסק אנחנו רוצים שכל עובד יהיה מחויב לחברה לפחות כמונו, אולם אתם תגלו במהרה שהעובדים והספקים שלכם לא תמיד ייתנו את ה 100% שלהם ובמקרים רבים תרגישו שהדברים עובדים בקצב הרבה יותר איטי ממה שהייתם מצפים שיקרה וכמו כן, פעמים רבות תתקלו בשירות ברמה בינונית שהארגון שלכם מספק, והדחף הראשוני שלכם יהיה לפטר את העובדים והספקים ולבצע את העבודה במקומם, בסטנדרטים הגבוהים שאתם רגילים ושואפים אליהם. אני, אישית יכול לומר לכם שהסטנדרטים שלי גבוהים מאוד והיכולת שלי לבצע דברים בעצמי חולשת על תחומים רבים החל מכתיבה, עיצוב, הפקה, שיווק, מכירות ותפעול.
זו אחת הסיבות שבמשך שנים ניהלתי עסק של אדם אחד שהיה רווחי ביותר אולם גזל ממני את החופש שלי. במשך שנים עבדתי מהבוקר ועד השעות הקטנות של הלילה כדי לספק ללקוחות שלי את כל מה שהם היו צריכים, מבלי להוציא את העבודה לספקים חיצוניים. ואכן, כיוון ששמרתי על ריכוזיות כה גדולה, הצלחתי לשמור על רווחיות גבוהה וקצב עבודה מהיר והכי חשוב, גם הבאתי את הלקוחות שלי להישגים גדולים.
לא פעם כאשר העברתי את הפרויקט לספקים שונים שלי, קצב העבודה ירד ופעמים רבות הפרויקט לא נוהל ברמה שאליה שאפתי. במקרים האלו הייתי מתערב ומחפה על הספקים שאיתם עבדתי, והייתי משפץ את התוצרים בעצמי כדי לספק ללקוחות שלי את השירות הטוב ביותר. לצערי זה גבה ממני מחירים כפולים. פעם אחת נאלצתי לשלם לספק עבור עבודתו, ופעם שניה הייתי צריך לבצע את העבודה בעצמי כדי שהלקוחות שלי יקבלו את השירות הטוב ביותר, ללא פשרות.
כיום אני מבין שישנה דרך אחרת שמאפשרת לי לנהל את הפרויקטים ברמה גבוהה מבלי שהם יגזלו ממני זמן עבודה, או יגרמו לי להתפשר על איכות העבודה שהארגון מספק. אין ספק שלמדתי דברים רבים במהלך השנים על ניהול פרויקטים וניהול עובדים, ואחד הדברים החשובים ביותר שאוכל לשתף אתכם בהם, הוא לוודא שהעובדים שלכם נמצאים פיזית במקום אחד, וכי יש להם מתודה שמחייבת אותם לעבוד בצורה מסונכרנת, ולא לעבוד סולו, כיוון שבצורה הזו תוכלו לייצר ללקוחות שלכם תוצאות הרבה יותר טובות.
תארו לעצמכם שהמחלקה הפיננסית אצלנו מנסה לייצר תזרים מזומנים ללקוח אולם לא מדווחת על כך למחלקת השיווק שאמונה על נושא הקמפיינים, כך שמחלקה זו אינה מודעת לתקציב שיש ברשותה עבור ניהול הקמפיין.
בנוסף, תארו לעצמכם שמחלקת המיתוג לא מודעת לאסטרטגיה שבנה היועץ העסקי והיא בונה את המיתוג עם מסרים שונים מאלו המועברים בקמפיין שפורסם על ידי מחלקת השיווק. במקרים כאלה המסרים לא יהיו ברורים, לא יפנו לאותו קהל יעד ובסופו של דבר, הלקוח יפסיד כסף רב. זו הסיבה שעליהם לבנות את הצוות המתאים ואת המתודה המדויקת, ולאחר מכן, יהיה עליכם לאפשר להם לבצע את העבודה שלהם מבלי שתתערבו, גם אם זה אומר שיקרו טעויות (ובהחלט יקרו).
כדי שתהליך הבנייה של הארגון שלכם יצליח, יהיה עליכם לסמוך על הצוות (עם עיניים פקוחות), ולקבל מהם דיווחים שוטפים מהשטח.
בשום פנים ואופן אל תבואו אליהם בכל רגע כדי לבדוק את עבודתם. תנו להם לעבוד ולהביא אליכם את התוצאות. בצורה זו אתם תאפשרו לצוות שלכם להרגיש שאתם סומכים עליו, וזה כשלעצמו דבר קריטי בצמיחת הארגון.
מרגע שנתתם משימה לצוות שלכם, תנו להם לוחות זמנים ברורים לביצוע המשימה, מגוון כלים ודרכים לבצע אותה על פי שיקול דעתם, ותנו להם את הזמן וההזדמנות לדווח לכם על השלמתה.
בעלי עסקים רבים מנהלים את העסק שלהם על פי תחושות ורגשות. כשהם במצב רוח טוב הם מרגישים שהכל עובד להם אולם ברגע שמשהו לא הולך כפי שציפו, הם מרגישים תסכול וייאוש, ופועלים מתוך רגש. הם עלולים לעצור קמפיין רק כי לא ראו תוצאות, לפטר את אנשי הצוות שלהם כך פתאום או לקבל החלטות אימפולסיביות מבלי לקחת בחשבון את ההשלכות.
לפני שנים למדתי להשיט יאכטה ועדיין חקוק לי אחד המשפטים שלימדו אותנו בנוגע לסכנת חיים בים. כאשר הפלגנו בים סוער אמרו לנו שגם אם נראה לנו שאנחנו נמצאים במסלול התרסקות, לעולם אין לסובב את גלגל ההגה בצורה חדה מדי, ומה שצריך לעשות זה לעשות תיקון של כמה מעלות בודדות אחרת כלי השיט עלול להתהפך ולטבוע.
בעל עסק המקבל החלטות פזיזות ללא מחשבה או תכנון הוא בעל עסק מסוכן, ולכן כדי לנהל ארגון יציב ורווחי אסור לנו להתנהל מתוך רגש בלבד וכדי שנוכל לקבל החלטות טובות חשוב שנדע ליצור נתונים שניתן למדוד וכדי לעשות זאת חשוב שיהיו לנו מדדים ויעדים ברורים כך שנוכל לבחון האם הצלחנו לעמוד ביעדים שלנו? האם אנחנו מרווחים או מפסידים? האם אנחנו עומדים בלוחות הזמנים של הפרויקט, האם הלקוחות שלנו קיבלו שירות טוב או פתרו את הבעיה שלשמה הקמנו את העסק וכדומה.
כדי להתנהל בצורה מדידה חשוב שנקבל נתונים מהשטח ונדע לתרגם אותם למדדים עם ערך מוחלט. זה לא מספיק לומר שהשירות שלנו היה טוב כיוון שלא ניתן לכמת או למדוד את זה ולכן מדובר בפרשנות ולא במדע מדויק.
לקוח מתחום הנדל"ן שהגיע אלינו לניהול העסק שלו ניהול פרויקט בניה בהיקף של 30,000,000 ₪ והוא היה בטוח שהפרויקט הזה רווחי עבורו. לאחר בדיקה מקיפה הגענו למסקנה כי לא רק שהוא לא מרוויח כסף גדול בפרויקט הזה, הוא נמצא בהפסד של יותר מ 3,000,000 ₪ ומעבר לכך, הפרויקט חייב אותו לעבוד מהבוקר עד הערב במשך יותר משנה ובנוסף לכך, תזרים המזומנים שלו היה שלילי ולכן כמעט בכל יום היו לו בעיות עם הבנק שעצרו לו פעמים רבות את הפעילות, הקשו עליו לקבל הלוואות וכאשר נתנו לו סוף סוף הלוואה היא היתה בתנאים גרועים ובריביות גבוהות בצורה קיצונית, דבר שעלה לו בכסף רב, עבודה רבה ובסופו של דבר גם בבריאות.
הסיבה לכך היא שהעסק שהוא ניהל התנהל על פי תחושות ולא על פי נהלים ברורים ומדדים. בנוסף, גילינו במהלך תהליך העבודה שבכל פעם שהוא מסיים פרויקט הוא מקבל דרישה מהצוות שלו לרכוש כלים וציוד לפרויקט הבא בהיקף של עשרות אלפי שקלים. לאחר בדיקה ומעקבים בשטח שביצענו גילינו שהצוות שלו גונב ממנו את הכלים בסיום הפרויקטים ומוכר אותם כציוד משומש בזמן שהוא מדווח לבעלים שהציוד אינו שמיש יותר. לאחר עבודת מנכ"לות צמודה שביצענו עבור העסק שלו בנינו לו נהלים מסודרים וצ'ק ליסט מובנה כדי שדברים כאלו לא יוכלו לקרות בשנית.
לצערי, אנחנו נתקלים בסיפורים מסוג זה על בסיס יומי ומוכיחים פעם אחר פעם שכאשר בעל העסק מתנהל בצורה מסודרת ומדידה ולא על סמך התחושות והרגשות שלו, הוא מרוויח הרבה יותר כסף ונמצא הרבה פחות בסיכון.
לקוח נוסף שהגיע אלינו הגיע לאחר שהשקיע כבר יותר מחצי מיליון ₪ בהקמת העסק שלו באחד המושבים במרכז. אחרי יותר מחצי שנה של תהליך הקמה הוא הגיע אלינו לשירות מנכ"לות ולאחר בדיקה מקיפה שביצענו, גילינו כי אין לו הסכם מסודר עם בעל הקרקע, וכי הדברים סוכמו בעל פה בין הצדדים. לאחר בדיקה מקיפה יותר גילינו שהבחור שגבה את הכסף מהלקוח שלנו הוא עבריין מורשע וכי יש נגדו יותר מ 15 תביעות פתוחות על מקרים דומים של התחזות לבעלים של קרקעות אותן הוא משכיר ללא ידיעתם של הבעלים האמיתיים של הקרקע.
גילוי מרעיש זה גרם לתחושה נוראית אצל בעל העסק, אשר לפתע הבין כי בכל רגע נתון בעל הקרקע החוקי יכול לגלות כי הוא פלש לו לשטח ללא ידיעתו או אישורו, ולסגור לו את העסק או גרוע מכך, לתבוע אותו על פלישה לא חוקית. לאחר עבודה של קצת יותר מחודש סייענו ללקוח שלנו להסדיר בצורה חוקית את הסכם השכירות מול בעלי הקרקע, דבר שגרם לו להרבה שקט ונחת.
בשום פנים ואופן אל תעשו דברים רק מתוך תחושת בטן, כאשר מדובר בעסק שלכם. אם ישנו צורך בביטוח לעסק, תעשו זאת, אם יש צורך בהסכם כתוב ומסודר, תעשו זאת. אל תיפלו בדברים הקטנים רק כי אתם מנסים לחסוך מעצמכם תשלום כלשהו או תהליך בירוקרטי כזה או אחר.
תדאגו שהכל יהיה לכם כתוב ומסודר. בצורה זו תוכלו לקבל החלטות מושכלות שיאפשרו לכם לצמוח ולגדול, במקום שתהיו עסוקים כל הזמן בכיבוי שריפות ובדאגות מיותרות.
מקווה שאהבתם את המאמר ואני רוצה להזמין אתכם לקרוא גם מאמר חשוב שכתבתי על בידול עסקי ואיך תוכלו להתעלות מעל למתחרים שלכם
וגם מאמר על מיתוג שיעזור לכם להפוך את הארגון שלכם למותג מצליח ורווחי
שיתוף אישי מהדרך שלי לבניית חופש כלכלי…. או איך הפכתי מאומן לנדלניסט בשנת 2007 כשהייתי בן 29 נסעתי לפגוש את רוברט קיוסאקי (מי יודע לחשב
אם אתם מתוסכלים מכך שבן או בת הזוג שלכם לא תומך בחלום שלכם לבנות חופש כלכלי? אתם לא לבד!!! בן או בת הזוג שלכם לא
לקוחות רבים שלנו הגיעו לפגישה ראשונה עם מחשבה שהכסף שלהם עושה להם כסף כיוון שהבנק הבטיח להם תשואה של 3-4 אחוז בשנה עבור סגירת כסף
מי מאתנו אינו מפחד להפסיד את כל חסכונותיו? ברגע שאנחנו יוזמים דבר מה חדש, אנחנו יוצאים מהמקום המוכר והבטוח במטרה ליצור משהו אחר. הפחד שלנו
